카카오톡에만 남는 예약과 문의
예약은 카카오톡에 남고, 담당자는 다시 엑셀에 옮깁니다. 일정이 바뀌면 누가 어디까지 반영했는지 금방 헷갈립니다.
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소개
왜 같은 일을 자꾸 다시 하게 될까요?
사람이 게을러서가 아닙니다. 예약은 카카오톡에 있고, 고객 정보는 엑셀에 있고, 처리 기준은 사람마다 다르기 때문입니다. 일이 흩어져 있으면 결국 누군가가 다시 묻고, 다시 옮겨 적고, 다시 확인하게 됩니다.
여러 파일에 나뉜 고객 정보
고객 정보, 결제 확인, 상담 기록이 파일마다 나뉘어 있으면 직원마다 보는 기준이 달라지고 같은 내용을 다시 확인하게 됩니다.
사람에게 의존하는 처리 기준
승인 기준과 내부 메모가 사람 기억에만 남아 있으면 담당자가 바뀌는 순간 처리 기준도 같이 흔들립니다.
반복해서 쓰는 문서 업무
안내문, 상담 정리, 리포트를 매번 새로 쓰면 시간이 많이 들고, 담당자마다 문장의 품질도 달라집니다.
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현장감
좋은 시스템은
사람이 덜 물어보고 덜 헤매게 만듭니다.
KooApps는 보기 좋은 화면만 먼저 약속하지 않습니다. 지금 어떻게 접수하고 기록하고 확인하는지부터 듣고, 고객·직원·대표가 해야 할 일이 제품 안에서 자연스럽게 이어지도록 만듭니다. AI는 상담 정리, 안내문, 리포트 초안처럼 사람이 반복해서 쓰는 일을 줄이는 데 사용합니다.
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만드는 일
필요한 기능부터, 합리적인 비용으로 만들어드립니다
현재 업무 흐름과 만들고 싶은 시스템을 말씀해주세요. 실무자 입장에서 쓰기 편한 화면과 기능을 정리해, 바로 업무에 적용할 수 있는 첫 버전부터 만들어드립니다.
KooApps System Board
AI Assist ReadyRequest Flow
문의부터 처리 완료까지 한 화면에서
접수
고객 신청 확인
담당자 배정
처리
내부 메모 기록
상태 변경
문서
AI 초안 생성
사람이 최종 확인
Customer Card
김민서 고객
상담오늘 14:00 확인 필요
결제입금 확인 대기
다음 일안내문 발송
AI Draft
고객 상담 기록을 바탕으로 안내문 초안을 만들었습니다. 발송 전 담당자가 표현과 공개 범위를 확인합니다.
01
접수·예약 시스템
카카오톡, 전화, 폼으로 들어오는 문의와 예약을 한곳에서 접수하고, 담당자와 처리 상태를 바로 확인할 수 있게 만듭니다.
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고객·회원 관리 ERP
고객 정보, 결제 확인, 상담 기록, 내부 메모가 여러 파일에 흩어지지 않도록 직원들이 함께 보는 관리 공간으로 옮깁니다.
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내부 업무 처리 화면
승인해야 할 일, 담당자가 맡은 일, 아직 처리되지 않은 일을 대표와 직원이 같은 기준으로 확인하게 만듭니다.
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AI 문서·리포트 보조
상담 정리, 안내문, 리포트처럼 매번 새로 쓰던 글은 기존 기록을 바탕으로 초안을 만들고 사람이 마지막으로 확인하게 합니다.
01
업무 방식 듣기
예약을 어디서 받고, 고객 정보를 어디에 적고, 직원이 무엇을 확인하는지 먼저 듣습니다.
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먼저 만들 기능 정하기
고객이 입력할 일, 직원이 처리할 일, 대표가 관리할 일을 구분해 첫 범위를 정합니다.
03
첫 버전 제작
가장 자주 쓰는 업무부터 실제로 써볼 수 있게 만들고, 운영하면서 계속 보완합니다.
상담 예시
이 정도로 말씀해주셔도 시작할 수 있습니다.
예약 신청을 놓치지 않고 싶어요
고객이 남긴 신청을 직원이 바로 확인하고, 담당자 배정과 일정 변경까지 이어지게 만듭니다.
고객 정보를 엑셀에서 벗어나고 싶어요
고객 정보, 결제 확인, 상담 기록, 처리 이력을 직원들이 같은 기준으로 확인하게 만듭니다.
반복 문서를 매번 새로 쓰기 힘들어요
안내문, 리포트, 상담 정리를 기존 기록에서 불러와 AI가 초안을 잡고 사람이 다듬게 만듭니다.
직원들이 같은 기준으로 처리했으면 좋겠어요
승인 기준, 담당자, 내부 메모, 알림을 남겨서 누가 처리해도 같은 방식으로 이어지게 만듭니다.
이런 상황이라면 상담해볼 만합니다
카카오톡으로 예약을 받고 엑셀에 다시 적고 있다면
고객 신청, 일정 확인, 담당자 배정, 처리 상태를 한 흐름으로 정리합니다.
고객 정보와 결제 확인이 여러 파일에 나뉘어 있다면
고객 카드 안에서 결제, 상담, 내부 메모, 다음 할 일을 함께 보게 만듭니다.
매달 같은 안내문이나 리포트를 새로 쓰고 있다면
기록을 바탕으로 AI가 초안을 만들고, 담당자가 마지막으로 확인하게 합니다.
직원이 처리한 내용을 나중에 다시 찾아야 한다면
담당자, 상태값, 변경 이력, 내부 메모가 남는 관리자 화면을 만듭니다.
AI · SaaS · ERP 설계
AI는 반복되는 글쓰기와 확인 업무부터 줄입니다.
무엇을 입력하고, 누가 확인하고, 어디까지 고객에게 보여줄지 먼저 정해야 AI도 실무에서 안전하게 쓸 수 있습니다. KooApps는 관리 시스템 안에 AI 초안, 요약, 분류 기능을 붙여 사람이 마지막으로 확인할 수 있게 만듭니다.
현재 업무 파악
관리 화면 설계
AI 보조 범위 결정
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진행 방식
지금 일하는 방식을 편하게 설명해주세요.
복잡한 개발 요청서는 필요 없습니다. 예약은 어디로 들어오고, 고객 정보는 어디에 적고, 직원은 무엇을 확인하는지 알려주시면 됩니다. 그 안에서 반복 입력, 누락, 확인 지연이 생기는 지점을 찾아 필요한 기능으로 바꿉니다.
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업무 듣기
현재 쓰는 파일과 대화를 기준으로 KooApps가 업무 흐름을 이해합니다.
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불편 찾기
반복 입력, 누락, 확인 지연이 생기는 지점을 기능 범위로 정리합니다.
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화면 만들기
고객과 직원이 실제로 편하게 쓸 수 있는 화면부터 만듭니다.
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계속 개선하기
운영하면서 생기는 예외와 불편함을 다음 개선에 반영합니다.
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예약이나 문의는 지금 어디로 들어오나요?
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고객 정보와 결제 확인은 누가, 어디에 기록하나요?
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직원이 처리 상태를 확인할 때 자주 헷갈리는 부분은 무엇인가요?
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같은 내용을 여러 번 입력하거나 다시 확인하는 일이 있나요?
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고객이 직접 입력하면 직원 일이 줄어드는 부분이 있나요?
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대표가 마지막으로 확인해야 하는 기준이나 숫자는 무엇인가요?
01
지금 방식을 보여주세요
예약을 어디서 받고, 고객 정보를 어디에 적고, 직원이 무엇을 확인하는지 편하게 설명해주세요.
02
불편한 지점을 찾습니다
KooApps가 반복 입력, 늦은 확인, 담당자마다 달라지는 기준을 찾아 첫 화면과 기능 범위로 정리합니다.
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먼저 쓸 기능을 만듭니다
고객이 입력할 곳, 직원이 처리할 곳, 대표가 관리할 곳 중 가장 필요한 것부터 만듭니다.
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운영하면서 고칩니다
실제로 써보며 생기는 예외, 추가 규칙, 불편한 버튼과 문구를 계속 다듬습니다.
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적용
설명해주신 업무를
실제로 써볼 수 있게 만듭니다.
상담에서 들은 내용은 문서로만 남기지 않습니다. 고객이 직접 입력할 곳, 직원이 처리할 곳, 대표가 전체 상태를 볼 곳을 정해 첫 버전부터 실제 운영에 붙여봅니다.
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LessonNote
직접 만든 SaaS를 운영하며, 실제 운영 문제를 계속 다뤄왔습니다
LessonNote는 KooApps가 직접 만들고 운영하는 레슨형 학원 운영 SaaS입니다. 일정 변경, 회차 관리, 보강, 리포트 작성처럼 매일 생기는 운영 문제를 제품 안에서 풀어본 경험을 KooApps 제작 업무에도 반영합니다.
캘린더 중심 운영
수업 일정과 상태를 캘린더에서 보고, 날짜와 시간을 바꾸는 흐름을 제품 안에서 처리합니다.
회차·보강 관리
수업 처리 결과가 잔여 회차, 보강권, 갱신 신호로 이어지도록 운영 기준을 분리합니다.
AI 리포트 초안
평가카드와 공개 메모를 바탕으로 AI가 리포트 초안을 돕고, 최종 공개는 사람이 확인합니다.
LessonNote의 AI 활용
LessonNote에서는 강사가 남긴 수업 기록과 공개 메모를 바탕으로 AI가 리포트 문장 초안을 만듭니다. 다만 공개 범위와 표현은 원장이나 강사가 마지막으로 확인하도록 설계했습니다.
수업 평가를 바탕으로 학부모 공개 메모 초안 생성
월간 평가와 성장 리포트 문장 정리
강사가 공개 범위와 표현을 최종 검토하는 구조
LessonNote / AI 초안 보조
AI Assist
공개 메모 초안
선생님 입력
- · 고음 전환에서 목 힘이 줄어듦
- · 호흡 시작 위치 안정
- · 다음 수업: 박자 유지 연습
AI가 정리한 문장
오늘 수업에서는 고음 전환 시 목에 들어가는 힘이 줄어들었고, 호흡을 시작하는 위치도 더 안정적으로 잡혔습니다. 다음 수업에서는 박자 유지 연습을 이어가겠습니다.
사람이 확인 후 저장공개 범위 선택
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가이드
처음 검토하는 분들이 참고할 자료를 정리했습니다
AI 시스템이나 업무 프로그램 제작이 처음이라면 어떤 기준을 먼저 정해야 하는지 막막할 수 있습니다. 실제 상담과 LessonNote 운영 과정에서 정리한 내용을 가이드로 모아두었습니다.
Contact
지금 불편한 일을 편하게 설명해주세요.
필요한 기능 이름을 몰라도 괜찮습니다. 예약을 어떻게 받고, 고객 정보를 어디에 적고, 직원이 무엇을 확인하는지만 알려주셔도 어디부터 바꾸면 좋을지 함께 볼 수 있습니다.
상담에서 함께 확인하는 것
예약·문의·결제 확인이 지금 어떤 순서로 처리되는지
같은 내용을 다시 입력하거나 확인이 늦어지는 지점이 어디인지
고객이 직접 입력하면 편해지는 일이 있는지
직원이 처리하고 대표가 확인해야 하는 기준은 무엇인지
AI가 초안을 도와도 되는 일과 사람이 반드시 확인해야 하는 일
첫 버전에서 꼭 필요한 기능과 나중에 추가해도 되는 기능